Rassegna delle scatole per l'archiviazione dei documenti: tipologie, prezzi, vantaggi e svantaggi

Le scatole di archiviazione documenti aiutano a risolvere diversi problemi contemporaneamente. Ti consentono di risparmiare spazio nella stanza: voluminose pile di documenti non occuperanno spazio sulla scrivania o nell'armadio.

I documenti necessari possono essere facilmente reperiti in un'area di deposito appositamente designata ed etichettata. Ciò fa risparmiare tempo e risolve il problema dei fogli di carta sparsi in modo caotico.

Non resta che scegliere il tipo di scatola richiesta per l'archiviazione dei documenti.

Perché e per quali scopi sono necessari?

Scatole per archiviazione documenti eseguire più funzioni contemporaneamente:

• organizzare un comodo sistema di archiviazione: puoi trovare i documenti necessari il più rapidamente possibile;
• risparmio di spazio: grazie alla loro compattezza, le scatole occupano uno spazio minimo;
• protezione della carta da danni meccanici, polvere e luce solare;
• assistenza nel trasporto di documenti da un luogo all'altro, ad esempio durante il trasloco di un ufficio.

Vantaggi e svantaggi

Le scatole per la conservazione dei documenti presentano evidenti vantaggi significativi:

1. Compattezza. Le scatole possono essere posizionate su uno scaffale in fila, impilate e alcune varietà possono essere assemblate in una struttura ordinata.
2. Facilità d'uso. Scatole portaoggetti etichettate eliminano la necessità di cercare caoticamente i documenti necessari.

   Se lo si desidera, è possibile ordinare una scatola di dimensioni individuali per soddisfare le esigenze dei locali.

   Questi contenitori possono essere installati orizzontalmente o verticalmente: è conveniente ottenere i documenti necessari da qualsiasi posizione.

3. Durata e affidabilità. Lo speciale design della conservazione della carta non consente loro di deformarsi sotto il peso di altre scatole.

Tipi

Le aree di stoccaggio più comuni per i documenti sono le scatole di archivio e le scatole di metallo con serratura.

Scatole d'archivio

Vari nel design e nella forma. La classica scatola d'archivio è realizzata in cartone rilegato. Dispone di rientranze per le mani, che rendono questo contenitore comodo da trasportare. Alcuni hanno contrassegni speciali per un inventario dei documenti conservati all'interno.

Nella produzione di scatole d'archivio viene utilizzato anche un rivestimento in plastica o vinile che imita la pelle. Le varietà di questi prodotti possono variare a seconda del tipo di documenti in essi contenuti. Ci sono tali scatole:

1. Verticale. Queste scatole automontanti sono realizzate in cartone ondulato con l'aggiunta di plastica o vinile vinilico. Conservano i documenti in formato A4 in posizione verticale. Questo tipo di scatole d'archivio viene solitamente chiamato piccolo. Sono dotati di coperchio incernierato, lacci o velcro.
2. Orizzontale. Una scatola universale adatta a quasi tutti gli uffici o archivi. Puoi inserire non solo documenti, ma anche qualsiasi altra cosa, ad esempio forniture per ufficio. Questi contenitori sono dotati di alloggiamenti per maniglie e il coperchio può essere removibile o incernierato.
3. Tubo. Una scatola cilindrica utilizzata per riporre documenti importanti arrotolati in un rotolo.I tubi vengono utilizzati per trasportare e archiviare schizzi o disegni.

Contenitore in ferro

Questo dispositivo è una sorta di cassaforte per i documenti. Rende comodo riporre documenti importanti in ufficio e a casa.

Le volte in ferro sono disponibili in diverse dimensioni: dalle scatole in miniatura agli armadi a tutti gli effetti con più ripiani.

Ma sono tutte dotate di una speciale serratura che protegge il contenuto della cassaforte da sguardi indiscreti.

Sistemi aggiuntivi

Questi dispositivi difficilmente possono essere definiti scatole a tutti gli effetti, ma spesso vengono utilizzati anche come contenitori per documenti.

Supporti per organizzatori

Uno dei modi più semplici ed economici per archiviare documenti importanti a casa e in ufficio.. I supporti organizer sono comodi per riempire sia gli scaffali aperti che gli armadietti chiusi. Pro: apri parte dello spazio di archiviazione: puoi vedere facilmente la cartella con i documenti che ti servono. Puoi anche attaccare un tag sull'organizzatore.

Vassoi per corrispondenza

Questo pratico accessorio per riporre la corrispondenza corrente e i documenti si adatterà perfettamente all'interno della tua casa o del tuo ufficio. Sembra organico su una scrivania o sugli scaffali aperti.

Cartelle di file

Possono ospitare documenti di vari contenuti e formati. Le cartelle di file forniscono un rapido accesso ai contenuti. Tali strutture di archiviazione sono molto convenienti per mantenere un database clienti e creare file di carte.

Esistono due tipi principali di cartelle di file:

1. Per la presentazione. Sembrano molto rappresentativi, realizzati in pelle o plastica di alta qualità. Vengono utilizzati nel processo di presentazione di prodotti o trattative commerciali.
2. Registrar. Realizzato in plastica o cartone molto spesso. Queste cartelle vengono utilizzate per archiviare direttamente i documenti.

Costo dei prodotti

I prezzi per l'archiviazione dei documenti variano a seconda del tipo di prodotto:

• vassoi per corrispondenza - 500-1.500 rubli;
• cartelle di file - 50-200 rubli;
• supporti per organizzatori - 100-200 rubli, registratori, 300-500 - cartelle per presentazioni;
• scatole d'archivio - 50-500 rubli;
• casseforti in metallo: 5.000-20.000 rubli.

Raccomandazioni per la selezione

Prima di acquistare questo o quel dispositivo per archiviare documenti importanti, è utile considerare diversi punti:

1. Materiale del prodotto. Cartone, metallo, plastica o ferro: è opportuno selezionare il tipo di stoccaggio in base allo specifico interno della stanza.
2. Frequenza di movimento del documento. Se è necessario estrarre spesso i documenti conservati in una scatola o in un organizer, è meglio acquistare un prodotto leggero. Andrà bene un supporto organizer, una cartellina o una piccola scatola d'archivio in plastica o cartone. Scatole d'archivio di grandi dimensioni o casseforti metalliche sono adatte per conservare archivi e altra documentazione che non richiede una visione frequente.
3. Volume dei documenti archiviati. Per archiviare la corrispondenza corrente e i documenti successivamente soggetti a distruzione, è sufficiente acquisire un vassoio multilivello. Il supporto organizer e la cartella portadocumenti sono comodi per archiviare i documenti, ma questi dispositivi ne possono contenere solo un certo numero. Scatole d'archivio e scatole in ferro con più ripiani sono adatte per riporre grandi volumi di documenti.
4. Riservatezza. I titoli che possono essere visti solo dal proprietario o dal capo dell'azienda è meglio conservarli in una cassaforte o in una custodia con serratura.Per i documenti liberamente accessibili sono adatti tutti gli altri tipi di archiviazione.

come si puó usare?

La funzione principale di questi prodotti è organizzare e trasportare documenti. Ma possono essere utilizzati per scopi diversi da quelli previsti, per riporre e spostare i seguenti articoli:

• uffici;
• leggere riviste o libri;
• giocattoli per bambini;
• vestiti stagionali.

Video sull'argomento dell'articolo

Come creare un organizzatore per archiviare documenti con le tue mani, istruzioni video:

Conclusione

Le scatole portadocumenti sono un comodo dispositivo per organizzare documenti importanti a casa e in ufficio. Esistono molti tipi di tali contenitori: da un supporto per organizer a un'enorme cassaforte in ferro con serratura. Quando si sceglie una scatola, è necessario concentrarsi sul volume dei documenti immagazzinati, sul peso del prodotto e sulla durata di conservazione del contenuto.